Standard Operasional Prosedure (SOP)

SOP ialah singkatan dari Standard Operasional Proses.

Dengan mudah, SOP ialah pedoman yang terkait dengan proses yang perlu digerakkan. Misalnya dalam sebuah perusahaan, SOP perusahaan ialah semua pedoman yang penting pegawai kerjakan untuk memperoleh kerja hasil yang bagus.

Ketentuan ini sendiri bukan hanya masalah bagaimana menuntaskan tugas. Ada SOP apabila terjadi musibah, SOP apabila pegawai ijin, SOP apabila pegawai akan berpindah pekerjaan, dan lain-lain.

Utamanya, SOP ini akan mengontrol supaya semua sesuatunya berjalan baik, betul, dan efisien.

Pengertian SOP

Dengan mudah, seperti telah diterangkan awalnya SOP sebagai rangkaian proses yang penting dilaksanakan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan. Nanti, ini bisa menjadi petunjuk untuk pegawai mengenai apa yang perlu mereka kerjakan.

Sedangkan, ada banyak pakar yang berpendapat mengenai pengertian SOP tersebut. Seperti, menurut Sailendra, SOP ialah petunjuk yang dipakai untuk menegaskan aktivitas operasional dari sebuah perusahaan atau organisasi berjalan mulus.

Document SOP berisi rangkaian proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi langkah lakukan tugas, waktu penerapan, tempat penerapan, dan siapakah yang melakukan.

Fungsi SOP

Dalam pembikinannya sendiri, SOP mempunyai beberapa fungsi. Minimal SOP perusahaan ini merupakan petunjuk kerja yang perlu ditaati seluruh pihak.

Kamu coba pikirkan bila sebuah perusahaan tidak mempunyai SOP. Karenanya, tiap ada pegawai baru, pegawai itu akan kebingungan mengenai apa yang perlu mereka lakukan.

Pegawai itu akan ketidaktahuan mengenai pekerjaan, hak, dan tanggung jawabannya. Berikut salah satunya fungsi dari ada standard ketentuan ini.

SOP yang telah ada bisa menjadi pedoman untuk setiap pegawai untuk melakukan pekerjaannya. Begitupun saat ada pegawai baru, karena itu pegawai lama tak perlu ribet menerangkan beberapa hal mengenai budaya kerja.

Pegawai lama perlu menerangkan beberapa hal tertentu saja.

Disamping itu, ketentuan ini masih mempunyai beberapa fungsi yang lain, misalnya:

1. Sebagai Petunjuk Kerja
   SOP akan berperan sebagai petunjuk saat bekerja. Karena ada ketentuan ini, maka mempermudah dalam soal operasional.
   
   Petunjuk ini akan berisi tingkatan saat melakukan tugas. Ini akan berperan untuk menolong pegawai dalam melakukan dan menuntaskan pekerjaannya.
   
   Dalam masalah ini, karyawan akan tahu apakah yang perlu mereka lakukan, apa hak dan tanggung-jawab mereka, bagaimana standard kerja yang perusahaan harap, dan sampai mana batas kerja mereka.
   
   Selanjutnya, ketentuan ini akan menolong perusahaan untuk menggapai tujuan. Dan di lain sisi, dengan mengaplikasikan ketentuan ini secara baik karena itu perusahaan akan menolong pegawai untuk bekerja dengan maksimal.

2. Sebagai Dasar Hukum
   SOP akan berperan sebagai dasar hukum. Ini akan terkait dengan hak dan tanggung-jawab dari tiap-tiap faksi.
   
   Bila nanti ada satu faksi yang menyalahi ketentuan ini, karena itu hukuman yang hendak faksi itu peroleh umumnya telah tertuang dalam ketentuan itu.
   
   Dengan berpatok pada dasar ini tiap kekeliruan semakin lebih simpel untuk cari pemicunya.
   
   Ini karena cukup hanya menyaksikan faksi yang mana bekerja tidak sesuai SOP yang telah ada.

3. Memberi Info yang Terkait dengan Tugas
   Dalam aplikasinya, SOP perusahaan ialah semua ketentuan atau tingkatan yang hendak terkait dengan tugas. Nanti, panduan perusahaan ini bukan hanya masalah proses, tetapi akan berisi semua peluang yang terjadi saat bekerja.
   
   Terhitung didalamnya ialah peluang permasalahan dan kendala yang hendak ada sepanjang bekerja.
   
   SOP akan atur semua beberapa langkah saat hal itu terjadi. Dalam soal lain, pedoman ini akan mengontrol apa yang penting seluruh pihak kerjakan, saat misalkan terjadi musibah alam.

4. Dasar Disiplin Kerja
   Pokok dari isi SOP ialah ketentuan yang penting untuk semuanya faksi turuti. Dalam ketentuan ini berisi resiko yang hendak mereka peroleh bila menyalahi.
   
   Karena ada hal itu jadi manfaat lain dari SOP perusahaan ialah membuat disiplin kerja.

Tujuan SOP

Dari manfaat yang didapat karena ada SOP, ketentuan ini mempunyai tujuan dalam pembikinannya. Adapun beberapa tujuan itu, diantaranya:

1. Meminimalkan Kekeliruan
   Karena ada SOP yang berjalan, keinginannya tiap faksi yang ada akan mengikutnya dan memahami mengenai apa yang penting buat mereka kerjakan.
   
   Nanti, ini akan menjadi satu diantara langkah untuk meminimalkan kekeliruan.

2. Pegawai Lebih Simpel Mengerti Mengenai Tugas Mereka
   Terkait dengan kurangi kekeliruan. Ini satu diantaranya karena tiap pegawai akan memahami mengenai apa yang penting mereka kerjakan.
   
   Ini selainnya dapat meminimalkan kekeliruan dapat menjadi langkah untuk tingkatkan performa dari pegawai.

3. Pegawai Baru Akan Simpel Menyesuaikan
   Karena ada petunjuk ini, tiap pegawai baru bisa langsung tahu apa sebagai hak dan tanggung-jawab mereka. Mereka akan jadi lebih gampang mengerti mengenai detil tugas yang penting mereka lakukan.
   
4. Menolong Perusahaan Menggapai Sasaran
   Karena ada SOP, karena itu salah satunya maksudnya ialah menolong perusahaan untuk menggapai sasaran yang mereka tentukan. Pedoman ini akan berisi petunjuk bagaimana bekerja dengan efisien dan efektif.
   
   Berikut yang hendak menjadi satu diantara langkah untuk menolong perusahaan menggapai sasarannya.

Manfaat SOP

SOP sendiri sebagai satu perihal yang harus perusahaan punyai. Dalam masalah ini karena pedoman dan dasar ini sendiri banyak memiliki manfaat.

Manfaat intinya pasti untuk memberi petunjuk secara tercatat mengenai apa yang perlu pegawai kerjakan. Disamping itu, manfaat lain dari SOP perusahaan ialah:

1. Tingkatkan Rekam jejak
   SOP sebagai salah satunya ciri-ciri dari kesungguhan perusahaan dalam memulai usaha. Di mata client, perusahaan yang mempunyai ketentuan secara jelas dipandang tahu apakah yang mereka lakukan dan bagaimana harus melakukannya.
   
   Dalam masalah ini karena itu salah satunya manfaat dari SOP ialah tingkatkan rekam jejak atau nama baik dari perusahaan tersebut. Saat perusahaan itu jalankan ketentuan yang ada secara baik karena itu penilaian dari client akan baik.

2. SOP jadi Dasar Dalam Bekerja
   Sebuah perusahaan pasti tidak inginkan pegawainya kebingungan mengenai apa yang perlu mereka lakukan. Berikut salah satunya manfaat dari ada SOP.
   
   Karena ada petunjuk jadi hal itu akan menolong beberapa pegawai untuk bekerja sesuai pekerjaan dan kewajiban masing-masing. Ini akan membuat tugas jadi efisien dan menghindar bertindih-tindih pekerjaan atau terlepas tanggung-jawab. Pedoman akan membuat tugas jadi mempunyai standard.

3. SOP ialah Mekanisme yang Akan Memudahkan
   Terkait dengan point awalnya, SOP akan jadi mekanisme yang hendak memudahkan tugas dalam beberapa hal. Misalnya, bila terjadi sebuah kekeliruan, karena itu proses pencarian kekeliruannya akan jadi gampang.
   
   Karena ada pedoman ini karena itu seluruh pihak yang berkaitan akan tahu apakah yang harus mereka lakukan, bagaimana standarnya, dan sampai mana batasannya.

4. Melindungi Ciri-ciri Unik Perusahaan
   Manfaat lain dari implementasi SOP ialah dapat melindungi keunikan perusahaan. SOP perusahaan ialah pedoman yang perlu semua pegawai turuti.
   
   Karena ada pedoman ini karena itu siapa saja yang melaksanakan, akan menciptakan produk dengan kualitas dan standard yang serupa.
   
   Ini karena setiap pegawai tidak bekerja selama-lamanya. Karenanya, adanya SOP perusahaan, jadi keinginannya saat ada penggantian pegawai jadi hal itu tidak memengaruhi kualitas dari produksi.

5. Memberi Ketentuan yang Jelas
   Karena ada SOP, jadi hal itu otomatis jadi ketentuan yang perlu seluruh pihak turuti. Tiap faksi yang berkaitan dengan dasar itu harus menjadikan sebagai ketentuan.
   
   Nanti, dalam dasar tersebut akan ada ketentuan mengenai faksi yang tidak ikuti pedoman dan petunjuk itu secara baik.
   
   Sebagai contoh, dalam sebuah perusahaan ada ketentuan yang mengharuskan semua pegawai memakai seragam.
   
   Saat ada pegawai yang tidak memakai seragam, jadi ketentuan SOP itu akan mengendalikan mengenai hukuman apa yang hendak pegawai itu peroleh. Dalam masalah ini, jadi dasar ini akan berguna sebagai pemberi ketentuan yang terang.

Panduan Membuat SOP

Dalam tiap pengaturan SOP minimal ada banyak hal yang penting jadi perhatian. Satu diantaranya ialah permasalahan konsep dalam pengaturan ketentuan tersebut.

Konsep dalam Membuat SOP

Karena perannya yang penting, jadi pengerjaan SOP tersebut tidak dapat dibentuk dengan asal-asalan.

Minimal, dalam penciptaannya ada banyak konsep yang penting menjadi perhatian. Beberapa konsep itu diantaranya:

1. Jelas dan Gampang Dimengerti
   Karena bisa menjadi dasar dan bisa banyak orang yang memakai, karena itu tiap ketentuan dan tingkatan yang berada di dalam SOP sebaiknya terang dan gampang dimengerti.
   
   Dalam aplikasinya tiap cara yang berada di tutorial ini sebaiknya memiliki kandungan penjelasan yang detil supaya gampang dikerjakan.
   
   Disamping itu, pembikinan tutorial ini seharusnya memakai bahasa yang simpel dan tidak berbelit.
   
   Ini buat menghindar munculnya salah pengertian saat mendefinisikan tujuan yang berada di tutorial tersebut.

2. Efisien dan Efektif
   Salah satunya tujuan dari pembikinan SOP ialah seluruh pihak akan secara mudah memahami apa yang perlu mereka lakukan. Tersebut penyebabnya, dalam pembikinannya ketentuan ini harus dapat membuat semua mekanisme kerja jadi efisien dan efektif.
   
   Tiap proses kerja yang berada di SOP sebaiknya dibikin dengan efektif. Ini buat jaga efektivitas waktu, tenaga, dan tentu saja ongkos.
   
   Tetapi, efektivitas ini akan terkait dengan efektifitas. Dalam masalah ini, karena itu sasaran perusahaan sebaiknya jadi dasar tertinggi.
   
   Dengan gampang, dalam pembikinannya, SOP perusahaan sebaiknya dibikin dengan berdasar tujuan perusahaan tersebut. Ketentuan ini bisa menjadi langkah untuk merealisasikan tujuan itu secara efektif dan efisien.

3. Kesesuaian
   Konsep yang lain dalam pengaturan SOP ialah ada kesesuaian. Kesesuaian ini satu diantaranya yang terkait dengan tujuan dari perusahaan.
   
   Disamping itu, Kesesuaian ini terkait dengan misi, visi, sumber daya, dan banyak hal lain.

4. Aktif
   Dalam masalah ini memiliki arti SOP dapat berbeda setiap saat. Tentu saja peralihan ini terjadi dengan pernyataan awalnya.
   
   Peralihan dalam ketentuan jadi penting karena harus sesuaikan dengan keadaan yang ada.
   
   Disini keutamaan penilaian dari SOP tersebut. Nanti, tiap kekurangan yang ada dapat diperbarui dan hasilkan ketentuan atau tutorial terkini yang lebih bagus.

5. Terarah
   Salah satunya tujuan dari pembikinan SOP untuk menolong perusahaan capai tujuan atau sasarannya. Dalam masalah ini, tujuan atau sasaran berikut yang perlu dapat diukur, baik secara jumlah atau kualitas.
   
   Konsep terarah dalam pembikinan ketentuan ini jadi penting, satu diantaranya sebagai bahan penilaian. Karena ada ukuran yang terang, maka gampang memandang apa ketentuan yang ada masih berkaitan atau mungkin tidak.

6. Terbuka
   Salah satunya konsep yang lain yang penting jadi perhatian saat membuat SOP ialah transparansi. Itu maknanya tiap ketentuannya sebaiknya memiliki sifat terbuka.
   
   Tiap faksi harus tahu secara jelas semua hak dan tanggung jawabannya.
   
   Transparansi ini memiliki arti jika tiap ketentuan dapat berbeda. Saat ketentuan yang berjalan dipandang tidak efisien atau tidak berkaitan karena itu peralihan dapat dilaksanakan.

7. Kejelasan Hukum
   Selainnya permasalahan proses kerja, SOP umumnya akan atur bila terjadi kekeliruan. Dalam masalah ini karena itu didalamnya akan berisi hukuman.
   
   Tiap hukuman yang ada tentu saja harus sesuai hukum yang berjalan.
   
   SOP akan atur bila ada salah satunya faksi yang tidak ikuti dasar yang berjalan. Selanjutnya, tutorial atur mengenai apa seorang pegawai dapat diproteksi atau mungkin tidak bila yang berkaitan alami gugatan hukum.

Panduan Membuat SOP

Selainnya memerhatikan konsep seperti pada atas, dalam pengerjaan SOP ada juga beberapa panduan yang dapat menjadi satu diantara langkah membuat ketentuan yang efisien dan baik.

Beberapa panduan untuk membuat ketentuan itu diantaranya:

1. Tentukan Orang yang Cocok
   Kamu kemungkinan telah memahami berapa penting sebuah SOP untuk perusahaan. Tersebut kenapa proses penciptaannya pun tidak dapat asal-asalan.
   
   Karenanya , orang atau team yang membuat ketentuan ini tidak dapat sebagai orang yang sembarangan.
   
   Dalam masalah ini, selainnya perlu orang yang mempunyai ketrampilan menulis, pembikinan SOP membutuhkan orang yang pahami hal tehnis dan non tehnis dari perusahaan itu.
   
   Dalam beberapa kasus, SOP perusahaan dibentuk oleh faksi external yang mereka sewa.

2. Buat Visual yang Menarik
   SOP akan berisikan banyak tutorial yang hendak jadi dasar untuk beberapa orang. Ini akan munculkan permasalahan bila petunjuk yang ada cuma ada dalam pola text atau tulisan saja.
   
   Ini karena sebagian orang malah lebih memahami bila menyaksikan gambar.
   
   Disamping itu, fungsi visual dari SOP ialah supaya membuat orang berminat untuk membacanya. Pedoman yang berisikan banyak ketentuan dan dasar akan menjemukan bila didalamnya cuma text atau tulisan saja.

3. Lihat Style Penulisan
   Dalam masalah ini karena itu selalu lihat siapa sasaran yang kamu incar. Kekeliruan yang umum terjadi ialah SOP dibentuk dengan tulisan atau tata bahasa yang tidak sesuai sasaran.
   
   Walau mempunyai tujuan dan tujuan yang serupa, tetapi pedoman pada bagian tehnik tidak dapat disetarakan dengan petunjuk pada bagian finance. Ini karena pengetahuan dari tiap orang itu akan berlainan.
   
   Bila ini terjadi, karena itu cuma akan memunculkan ketidaktahuan dalam penafsiran dasar tersebut.
   
   Untuk menghindar ini, karena itu seharusnya saat pengerjaan SOP tiap seksi atau sisi ikut. Ini bermanfaat untuk mengimbangi pengetahuan dan membuat dasar yang lebih detil.

4. Cermati Kerja di Lapangan
   Dalam masalah ini, karena itu tiap pembikinan SOP harus memerhatikan siapa yang hendak memakainya dan bagaimana pengerjaannya kelak.
   
   Yakinkan bila pada pemakaianya kelak tidak memunculkan permasalahan lain.
   
   Tersebut keutamaan memerhatikan tiap dasar yang telah ada. Dengan begitu, saat akan membuat dasar yang baru, kamu dapat pelajari apa yang kurang. Untuk selanjutnya diperbarui.

5. Melakukan Pengetesan Saat sebelum SOP Dikeluarkan
   Sebaiknya, saat sebelum SOP itu jadi ketentuan masih tetap karena itu melakukan pengetesan dalam beberapa saat tertentu. Ini bermanfaat untuk memandang apa ketentuan yang baru itu telah sama sesuai keinginan atau memang belum.
   
   Disamping itu, pengetesan ini akan memandang bagaimana tanggapan dari pegawai atau faksi yang berkaitan. Seperti, apa ketentuan yang baru ini mempermudah atau justru membuat lebih sulit.

6. Yakinkan Tiap Ketentuan yang Dibentuk Mempunyai Argumen
   Dalam tiap ketentuan pasti munculkan pertanyaan mengenai kenapa ketentuan itu kamu bikin. Di sini, karena itu kamu perlu memberikan jawaban atas pertanyaan itu. Beri argumen yang logis mengenai kenapa ketentuan itu ada.
   
   Janganlah sampai ada faksi yang berpikiran bila ketentuan itu dibikin cuma untuk memberikan keuntungan faksi lainnya.

7. Yakinkan Semua Faksi Sepakat
   Karena penerapan SOP ini akan sebagai tanggung-jawab bersama, karena itu cukup juga penting untuk pastikan seluruh pihak yang turut serta sepakat atas ketentuan itu. Kesepakatan ini untuk menghindar timbulnya perselisihan di masa datang.
   
8. Selalu Evaluasi SOP yang Telah Ada
   Ketentuan yang berjalan sekarang ini ialah pembaruan dari ketentuan yang berjalan awalnya. Hal ini memperjelas bila ketentuan yang ada sekarang ini mungkin untuk alami peralihan.
   
   Ini bisa disebabkan ketentuan itu tidak berkaitan, keadaan yang berbeda, atau factor lain.
   
   Disini keutamaan selalu untuk mengawasi tiap ketentuan yang berjalan. Bila dirasakan telah ada banyak kekurangan, karena itu ketentuan itu langsung bisa dirubah.
   
   Tentu saja, tiap peralihan ini penting dipahami oleh seluruh pihak.

Contoh SOP

Dalam pemakaianya, pasti SOP tiap perusahaan akan berlainan. Ini dapat bergantung dari budaya kerja yang berjalan di perusahaan itu.

Meskipun begitu, secara pokok karena itu tiap ketentuan ini akan mempunyai tujuan yang serupa.

Berikut contoh-contoh SOP yang dapat kamu dalami:

Prinsip-Prinsip SOP

Pada proses pembikinan contoh SOP perusahaan, ada ketentuan pemerintahan yang atur hal tersebut supaya bisa jadi konsep yang diaplikasikan oleh masing-masing perusahaan.

PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 mengatakan jika implementasi SOP harus patuhi beberapa prinsip enteng dan terang, yakni:

1. Jelas dan Mudah Dimengerti
2. Efisien dan Efektif
3. Kesesuaian
4. Aktif
5. Terarah
6. Terbuka
7. Ada Kejelasan Hukum
8. Stabil

Dari hari ke hari, SOP harus dilaksanakan secara stabil oleh semuanya orang dan dalam tiap keadaan di semua jenjang oleh organisasi pemerintahan.

Tanggung jawab

SOP harus dilaksanakan dengan tanggung jawab penuh dari semua tingkat pegawai, dari tingkat paling rendah ke tingkat paling tinggi.

Pembaruan Terus-menerus

Implikasi SOP harus terbuka untuk pembaruan supaya memperoleh proses yang betul-betul efisien dan efektif.

Mengikat

SOP harus mengikutsertakan pelaku dalam melakukan pekerjaannya sama sesuai pada proses telah diputuskan.

Semua Elemen Mempunyai Peranan Penting

Semua pegawai berperanan dalam tiap proses standard. Bila pegawai tidak jalankan peranannya secara benar, proses keproduktifan pada suatu organisasi atau perusahaan jadi terusik.

Terdokumentasikan dengan Baik

Semua proses standard harus diabadikan secara baik hingga bisa dipakai sebagai rekomendasi untuk semuanya orang yang memerlukannya.

Maka SOP yang telah dibentuk bisa diaplikasikan secara baik. Management pegawai yang bagus tentunya akan punya pengaruh pada management usaha yang bagus juga.

Level SOP

• Dokumen Level 1
  Biasanya dibuat dengan nama, Manual, Panduan Sistem Manjemen, Pedoman Mutu atau yang lainnya, dokumen ini berisikan bebrapa indetitas perusahaan, serta visi misi. Selengkapnya akan kita bahas di artikel berikutnya.
• Dokumen Level 2
  Biasanya dibuat dengan nama Standart Operasional prosedur yang diperuntukkan kepada departemen atau bagian tertentu, untuk contohnya bisa di lihat di atas.
• Dokumen Level 3
  Dibuat turunan dari dokumen level dua, biasanya diberi nama petunjuk pelaksanaan, atau petunjuk teknis kerja atau yang lainnya, yang mendetailkan dokumen level 2.

Cukup sekian artikel dari infokutek. untuk selanjutnya akan di bahas satu persatu untuk level dokumen dan bagaimana cara membuatnya, serta akan diberikan draft SOP atau contoh SOP yang bisa kalian download. Nantikan artikel selanjutnya.